Descrizione dell'azienda

Every minute of every day, Smiths Detection’s threat detection and security screening technology helps to protect people and infrastructure, making the world a safer place.

Smiths Detection, part of Smiths Group is a global leader in the development, manufacture and management of security and detection solutions designed to make the world a safer place. Our technology provides threat detection and screening solutions for customers in our key markets: aviation, ports and borders, defence, and urban security.

Our expertise spans 21 global offices, seven manufacturing sites and five R&D; centres,



with a global network of 3,000 dedicated colleagues contributing towards over 40 years at the frontline of advances in safety and security.

This results in careers built on variety and the opportunity to work on a range of state-of-the-art solutions, where you can develop your knowledge and experience every day.

Descrizione del lavoro

CATEGORIE PROTETTE L.68/99

Assicurare l’efficienza dei servizi agli interlocutori interni di tutti i reparti, gestire le attività di amministrazione generale, collaborare con i consulenti aziendali; interfacciarsi con la casa madre per le reportistica richiesta, fornire supporto amministrativo e di segreteria al management aziendale e utilizzare giudizio e iniziativa indipendenti per pianificare, organizzare e coordinare i programmi e le attività dell'ufficio e dei vari reparti.

Compiti:

- Sviluppare, coordinare e mantenere procedure generali d'ufficio per i registri e i documenti relativi alle operazioni dipartimentali/divisionali.
- Stabilire e mantenere file, materiali e informazioni riservati.
- Pianificare e coordinare appuntamenti, conferenze, riunioni e mantenere il calendario degli appuntamenti per il capo dipartimento e/o il dirigente.
- Pianificare e organizzare viaggi e prenotazioni, nazionali e internazionali,



e preparare rendiconti delle spese di viaggio.
- Ricevere, esaminare e rispondere a richieste, domande e reclami, ricevuti per telefono, posta, e-mail o di persona da visitatori, altri dipartimenti o clienti.
- Esaminare e distribuire la corrispondenza in arrivo al capo dipartimento, al dirigente e/o ai membri dello staff.
- Svolgere mansioni amministrative di routine ma specializzate relative alle operazioni dipartimentali, tra cui ricerca dati, stesura di relazioni, coordinamento di eventi speciali e sviluppo e manutenzione di sistemi di tracciamento per le spese di bilancio.
- Ricercare e completare una varietà di documenti riguardanti questioni relative al personale e operazioni dipartimentali, coordinando le attività con altri dipartimenti, se del caso, e assicurando l'invio tempestivo al dipartimento appropriato per l'elaborazione.
- Scrivere lettere, promemoria e altre comunicazioni scritte su questioni di routine.




- Modificare e correggere i materiali scritti per garantire il formato, l'ortografia, la punteggiatura, la sintassi e la grammatica corretti.
- Preparare la corrispondenza, come lettere, promemoria, relazioni e altri materiali su una varietà di argomenti generali e tecnici da bozze e altre fonti.
- Acquistare e gestire l'inventario delle forniture per ufficio; ricevere le ricevute di cassa e amministrare il budget e le relazioni correlate.
- Altri compiti assegnati.
- Redigere il programma di informazione e formazione dei lavoratori e si incarica della sua attuazione (in particolare per 81/08 e ISO).
- Gestire il calendario di scadenza dei permessi e redigere le richieste per emissione ex-novo e rinnovi permessi porti e aeroporti.
- Gestire l’acquisto dei DPI e mantenere le liste aggiornate con indicazione delle quantità consegnate per ogni singolo dipendente, gestire ed archiviare le dichiarazioni di consegna.
- Gestire ordini di acquisto in SAP beni e servizi (amministrazione generale).




- Gestire i consulenti per H&S.;
- Assistere l’attività HR per gestione nuovi inserimenti ed uscite di dipendenti.
- Gestire i contratti di leasing, affitto e gestione del facility per le varie sedi inclusi contratti di pulizia e fornitura di acqua, caffè e distributori automatici.
- Ricevere le chiamate in entrata, le richieste ed i reclami.
- Produzione offerte e quotazioni tecnico-commerciali per l’area service.
- Gestione Polizze Assicurative e rapporti con Brokers assicurativi aziendali.
- Gestione parco auto e rapporti con società di Leasing.
- Gestione rapporti con consulenti e partner ed elaborazione dati che li riguardano.
- Organizzazione viaggi, meeting aziendali, prenotazione voli, alberghi e auto.
- Attività di segreteria per il General Manager.
- Acquisti materiale di cancelleria.
- Gestione piccola cassa.
- Provvedere alla qualifica e valutazione dei fornitori, unitamente a GQ.




- Fornire assistenza telefonica ai clienti ed analizzare i reclami.
- Copre i tasks del communication Champion per il gruppo e si occupa dell’organizzazione degli eventi aziendali incluse team meeting, global meeting, fiere ed eventi.

Generale

Svolge inoltre:

- Attività di gestione delle verifiche del Collegio Sindacale e delle verifiche dell’organismo di vigilanza ai sensi della 231.
- Supporto e gestione di eventuali visite ispettive.

Responsabilità:

- Amministrativa interna.

Technical Knowledge and Skills:

- Diploma di scuola superiore o laurea in istruzione generale.
- Conoscenza base sulla contrattualistica.
- Buon uso del pc e Windows XP e NT.
- Flessibilità sull’orario di lavoro.
- SAP & Salesforce.
- Competenze avanzate nell'utilizzo della suite MS Office, preferibile buone skills MS Excel.
- Possibili competenze in utilizzo di PowerBi.
- Principi e metodi avanzati di corrispondenza aziendale e preparazione di report.
- Metodi avanzati di tenuta dei registri.




- Capacità di lavorare in modo indipendente, esercitare un buon giudizio nel prendere decisioni e nello svolgere i compiti assegnati.
- Capacità di eseguire più attività dettagliate e simultanee spesso in tempi ristretti e/o in un ambiente di frequenti interruzioni.
- Capacità di interpretare e spiegare le politiche e le procedure aziendali.
- Capacità e conoscenza per stabilire e mantenere registri, file e documenti complessi e riservati.
- Capacità di comunicare in modo chiaro e conciso, sia oralmente che per iscritto.
- Conoscenza e capacità di raccogliere, interpretare ed esercitare giudizio nell'organizzazione dei dati e nella compilazione di report.
- Eseguire più attività dettagliate e simultanee in un ambiente di tempi ristretti e frequenti interruzioni.
- Imparare e utilizzare nuove competenze e informazioni per migliorare le prestazioni e l'efficienza del lavoro.

Qualifiche

Recruiter to populate

Informazioni aggiuntive





We offer…

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Crediamo che le diverse prospettive e background siano ciò che fa prosperare un'azienda. Tutti i candidati qualificati riceveranno la stessa considerazione per l'impiego indipendentemente da razza, colore, religione, sesso, orientamento sessuale, identità di genere, origine nazionale, stato economico, disabilità,



età o qualsiasi altra caratteristica legalmente protetta. Siamo orgogliosi di essere un'azienda inclusiva con valori basati su eguaglianza ed etica, dove celebriamo, supportiamo ed abbracciamo la diversità. In nessun momento durante il processo di assunzione, Flex-Tek, Smiths Group né uno dei nostri partner di reclutamento chiederà mai un pagamento per consentire la partecipazione – inclusi, ma non limitati a, colloqui o test. Evitate richieste fraudolente candidandovi direttamente attraverso il nostro sito web di carriere (Carriere - Smiths Group plc).

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