**Part Time Office Manager (categoria protetta) / Sede a Roma / Tempo indeterminato / 21 ore settimanali / Stipendio base più benefici**
Sul Team/Ruolo Stiamo cercando un Office Manager appassionato, proattivo e organizzato per unirsi al nostro team e aiutare a sostenere la crescita continua di WEX Europe. Vogliamo creare un'esperienza eccellente per i nostri dipendenti in linea con i valori e la cultura della nostra azienda. L'Office Manager svolge un ruolo essenziale in questo attraverso la gestione e il mantenimento del nostro ambiente ufficio laborioso, ma rilassato. Questa è un'opportunità eccitante per unirsi al team e giocare un ruolo chiave nel nostro percorso.



L'Office Manager sarà responsabile di una varietà di aspetti per la gestione efficace del nostro ufficio di Roma. Avrai autonomia e l'opportunità di condividere le tue conoscenze e competenze per aiutarci a mantenere un ottimo ambiente ufficio per il nostro team laborioso. L'Office manager gestirà le procedure ufficio generali per garantire che i processi e i compiti in ufficio siano conformi e scorrevoli. Sarai responsabile di mantenere registri chiari su tutte le questioni relative alla salute e sicurezza per l'ufficio e il nostro team, interfacciandoti con il team del locatore, il team delle pulizie, i contractor per la manutenzione dell'ufficio di WEX e il team di gestione immobiliare di WEX per garantire che l'ufficio sia in condizioni di prima classe, e gestirai le spese gestendo le fatture e ordinando forniture per l'ufficio.
**Impatto Cosa offriamo?**
- Stipendio altamente competitivo fino a €31000 pro quota (a seconda dell'esperienza)
- Bonus aziendale annuale
- Settimana lavorativa di 21 ore - da lunedì a venerdì - niente serate o weekend, siamo flessibili per quanto riguarda giorni e orari
- Basato nel nostro ufficio di Roma
- Assicurazione Infortuni sul Lavoro
- Assicurazione sulla Vita
- Assicurazione Infortuni Tempo Libero




- Benessere dei dipendenti
**Responsabilità**
- Gestione Primo Soccorso, Salute e Sicurezza, e Risposta alle Emergenze
- Supporto alla Salute e Sicurezza nonché alle normative antincendio, evacuazioni/esercitazioni e fornitura di Pronto Soccorso nell'ufficio in collaborazione con il nostro esperto in Salute e Sicurezza.
- Assicurarsi che tutto l'equipaggiamento per la Sicurezza Antincendio/CCTV sia regolarmente controllato e testato e che i kit di Pronto Soccorso siano mantenuti.
- Agire come Primo Soccorritore principale e Capo Squadra Antincendio per l'ufficio
- Assicurarsi che l'ufficio sia coperto da personale addestrato al Pronto Soccorso e da Capo Squadra Antincendio come richiesto.
- Mantenere il registro degli incidenti come richiesto
- Gestione Amministrativa e del Budget
- Gestione sale riunioni
- Ordini forniture per l'ufficio e la cucina




- Archiviazione e conservazione di registri accurati - inclusa l'archiviazione esterna e la scansione di documenti
- Amministrazione dei contratti telefonici
- Collaborazione con luoghi locali, hotel riguardo eventi, sistemazioni, ecc.
- Gestione della posta in entrata dagli altri uffici (ad es. Belgio, Germania) e distribuzione alle persone / teams pertinenti come richiesto
- Elaborazione delle spese per la carta di gestione dell'ufficio e delle fatture utilizzando il sistema PO
- Gestione di tutti i fornitori nel Sistema di Acquisto di WEX, inclusa l'integrazione di nuovi fornitori, preparazione degli ordini d'acquisto ecc.
- Preparazione di report (ad es. in Excel) come richiesto, su questioni relative alla gestione dell'ufficio
- Responsabile degli eventi dell'ufficio / sociali / Natale ecc.
- Mantenimento delle strutture
- Gestisce il punto tè - inclusa la pulizia e il funzionamento della macchina del caffè e della lavastoviglie
- Responsabile del riciclaggio e della gestione dei rifiuti




- Gestisce il fornitore delle pulizie, le strutture dei bagni e i fornitori di manutenzione/riparazione dell'ufficio
- Gestisce lo spazio d'archivio dell'ufficio
- Gestione degli ospiti
- Collaborazione e collegamento
- Supporta il team IT con requisiti ad hoc, ad es. spedizione di attrezzature
- Supporta le funzioni HR come richiesto
- Responsabile di fornire supporto ad hoc ai team Vendite e Servizio Clienti se necessario
- Segnalazione regolare al team Immobiliare e Facilities su questioni rilevanti relative all'ufficio di Roma
- Gestisce le relazioni con i fornitori e i fornitori per l'ufficio.
**Esperienza richiesta**
- Esperienza precedente nella gestione di uffici essenziale
- Deve essere fluente sia in italiano che in inglese (parlato e scritto)
- Formazione per Capo Squadra Antincendio
- Formazione di Primo Soccorso
- Corso/qualifica in Salute e Sicurezza preferito
- Padronanza di Google Workspace (G-Suite) ideale




- Eccellenti competenze di servizio clienti e comunicazione, sia verbale che scritta;
- Eccezionali capacità organizzative;
- Modo professionale al telefono;
- Adeguate competenze matematiche;
- Capacità di lavorare sotto pressione;
- Ca